○皆野町教育委員会事務局処務規程
昭和35年10月1日
教委規則第1号
第1章 決裁・代決
第1条 事務はすべて教育長の決裁を経て執行するものとする。但し、軽易なものについては委員会の指定する職員が代決することができる。代決した場合は教育長の後閲の手続をし教育長の承認を受けなければならない。
第2章 文書の収受並びに返戻
第2条 本事務局に到着の文書又は金品はすべて庶務係において収受し次の各号によって受理するものとする。
(1) 親展文書はそのまま親展文書収受簿に記載し名宛人に送致し受領印を徴すること。
(2) 普通文書はこれを開披し文書収受発送件名簿に記載し書面の余白に収受印を押捺して月日、番号を記入し主任に送致して受領印を徴すること。但し、同一文書は完結に至るまで同一番号を用いるものとする。
(3) 電報電話又は至急を要する文書或は口頭にて受付けた要件は直ちに前2号の手続をなすこと。
(4) 主任の受理した交書は直ちに閲読し認印を押捺した上速に教育長の後閲を経なければならない。
第3条 本事務局に関係のない文書又は物品が到着したときは附箋を附して直ちに回送又は返送するものとする。
第4条 主任は交付を受けた文書でその主管でないものは直ちに文書係に返送し担当間の転送をしてはならない。
第5条 収受文書のうち一定の期限を以て処理しなければならないものは各係において件名期限等の一覧表を参照し脱漏、遅滞のないよう留意しなければならない。
第3章 文書の発送
第6条 文書はすべて庶務係において発送し次の各号により取扱うものとする。
(1) 文書はすべて主務者において浄書し番号を附し職印を押捺し文書件名簿に所要の事項を記載して庶務係に提出すること。
(2) 提出された文書は1日1回取まとめ郵便に付するものとする。
(3) 市内に発送する文書は前2号の規定にかかわらず文書発送簿に記入し使丁等をして送達せしめ受領印を徴すること。但し、軽易なものはこの限りではない。
(4) 各係にて受理した文書中学校等に回付転送するものは各係にて回付凾に入れるものとする。
(5) 親展文書は主任において封緘し庶務係に回付すること。
(6) 電報は係において頼信紙に記載し庶務係に回付すること。
第7条 庶務係において発送する文書に使用する郵便切手、葉書はその種類員数等を郵便切手受払簿に記載しその出納を明確にして置くものとする。
第4章 文書の受理
第8条 各主任は文書の回付を受けたときは直ちにこれを査閲し主務者に交付する。主務者はその要務に応じ教育長の供閲を経て速かに処理の手続きをなすものとする。
2 事件複雑にして直ちに処理することのできないものは教育長の承認を経て処理に当るものとする。
3 文書のない固有事務については教育長の承認を経て処理に当るものとする。
第9条 処分案は起案用紙に起草し関係書類を添付して主務者捺印の上主任を経て教育長の決裁を受けるものとする。
2 事件軽易なものは文書の余白に処分案を記し捺印の上主任を経て教育長の決裁を受けるものとする。単に経由に止まる事件にして立案を要しないものは経由簿に記載して主務者捺印の上主任を経て教育長の決裁を受けるものとする。
3 諸願届等にして奥書証明のあるものは証印簿に記載して主務者捺印の上主任を経て教育長の決裁を受け本人に交付し受領に止まるものはその余白に主務者捺印し主任を経て教育長の決裁を受け又は供覧に附するものとする。
第10条 経伺供閲を要する文書はすべて主任の査閲により教育長に提出しなければならない。
2 至急を要する文書は欄外余白に至急印を押捺し機密を要する文書は「秘」の字を朱印し適宜収納して提出し教育長の決裁を受けなければならない。
第11条 合議を要する文書でその意見を異にするときは相互に協議し敏速に処理しなければならない。
第12条 教育長不在中代決をした場合で重要なものは文書の上部欄外に「後閲」の印を押し教育長出局後直ちに決裁を受けるものとする。
第13条 合議を経た係において決裁の結果を知る必要があるときは「要再供覧」の印を押し回議するものとする。
第14条 決裁後の事件は次の要領により処理するものとする。
(1) 交付又は発送を要する文書は主務者において浄書校合の上庶務係に送付すること。
(2) 条例、規約その他にして告示又は公告を要するものは主務者において浄書校合の上庶務係を経て掲示すること。
(3) 事件処理の結果名簿台帳等の加除を要するものは主務者において直ちに執行すること。
第15条 本事務局より発する文書は委員会又は教育委員会教育長名を以てするものとする。
第16条 処分未済の文書は主務者において一定の書箱に収納し常にその所在及び経過を明らかにしておかなければならない。
第17条 完結文書は種類年月日を記載して各係にて保存するものとする。
第18条 重要な書類はその収納する箱に「非常持出」と朱書して明示し置くものとする。
第5章 文書の編さん・保存
第19条 文書は各係毎に次の各号により編さん保存するものとする。
(1) 会計年度によるものの外歴年毎に結了の順によりこれを編さんするものとする。但し、第1種に属するものは数年分を合せ編さんすることができる。
(2) 総て書類は起案の順により関係書類を綴ることとし、若し保存することができないときは事由を双方に附記して原本の所在を明示すること。
(3) 編さんの文書で第1種第2種に属するものは次の目次索引を附すること。
(4) 編さん文書には次の表紙を附すること。
(5) 暦年によるものは翌年3月まで会計年度によるものは年度経過後5ケ月以内に編さんを終る。
第20条 文書は次の3種に分けて保存するものとする。
第1種 永久保存
(1) 官庁の訓令及び例規となる通牒又はこれに準ずる書類
(2) 条例規約規程及びその関係書類
(3) 教育委員会の議事録及び議決書
(4) 管理営造物台帳、管理の廃し異動に関する書類
(5) 通学区の設定、分合区域変更に関する書類
(6) 教育委員会の沿革誌及びその資料となる統計書類等
(7) 各種事業の創設に関する書類
(8) 重要な契約書類
(9) 非常事件又は特殊の処分その他将来の参考となる書類
第2種 10年保存
(1) 法規によって処分したもので重要な書類
第3種 1年保存
(1) 第1種第2種に属しない書類
第21条 第1種第2種の編さん文書は係において年次順に書類箱に収納するものとする。
2 保存期間を経た簿冊は廃棄処分の手続をなすものとする。
第6章 公文例式
第22条 本事務局より発する公文の種類は次の通りとする。
(1) 規則 法律の規定により委員会の権限において管内一般又はその一部に公布するもの
(2) 告示 管内一般又は一部に公示するもの
(3) 内示 部内に対し指示命令するもの
(4) 令達 法人、個人、団体に令達するもの
(5) 指令 所属学校、公民館、個人、団体の願伺に対し指令するもの
(6) 往復文書 諸官庁、学校其の他等に往復するもの
附則(平成27年教委訓令第2号)
(施行期日)
1 この規則は、平成27年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この規則の施行の際現に地方教育行政の組織及び運営に関する法律の一部を改正する法律(平成26年法律第76号)附則第2条第1項の規定により教育長がなお従前の例により在職する場合においては、この規則による改正後の皆野町教育委員会事務局処務規程第20条の規定は適用せず、改正前の皆野町教育委員会事務局処務規程第20条の規定は、なおその効力を有する。