○皆野町住民基本台帳の一部の写しの閲覧に関する事務取扱要領

平成18年10月25日

要領第4号

(目的)

第1条 この要領は、住民基本台帳法(昭和42年法律第81号。以下「法」という。)第11条及び第11条の2に規定する住民基本台帳の一部の写しの閲覧(以下「閲覧」という。)に関する事務についての取扱いを定め、適切な事務処理を図ることにより、町民の個人情報を保護することを目的とする。

(閲覧に供する書類)

第2条 閲覧に供する書類は、法第11条第1項に規定する住民基本台帳の一部の写し(以下「閲覧台帳」という。)とする。

2 前項の閲覧台帳は、地区、行政区、世帯順の個人を単位として、必要に応じて各四半期の初日付けをもってこれを調製する。

3 配偶者からの暴力の防止及び被害者の保護に関する法律(平成13年法律第31号)又はストーカー行為等の規制等に関する法律(平成12年法律第81号)の被害者のうち、支援措置を行っている者については、閲覧台帳から除外する。ただし、国又は地方公共団体の機関による閲覧の場合において、特に必要である旨請求された場合はこの限りでない。

(閲覧日時)

第3条 閲覧日時は、火曜日、水曜日及び木曜日の午前9時から正午まで及び午後1時から午後4時までとする。ただし、特に申し出があった場合は、これを延長することが出来る。

2 前項の規定にかかわらず、国民の祝日、年末年始及び事務の執行に支障をきたす場合は、閲覧を制限することができる。

(閲覧の予約)

第4条 閲覧にあたっては、原則として閲覧を希望する日の7日以上前までに、電話又は来庁により予約しなければならない。

2 閲覧の予約は、閲覧を希望する日の1月前から受け付けるものとし、1日につき1件を限度とする。

(閲覧人数)

第5条 閲覧できる人数は、1件の申請につき1名とする。

(国又は地方公共団体の機関による閲覧の請求)

第6条 法第11条第1項に規定する国又は地方公共団体の機関による閲覧は、住民基本台帳閲覧請求文書(様式第1号。犯罪捜査その他特別の事情により請求事由を明らかにすることが困難な場合にあっては様式第2号。以下「請求書」という。)又はこれに準ずる公文書により請求するものとする。

2 前項に規定する申請書のほか、町長が認めた書類の提出を求めることができる。

(個人又は法人による閲覧の申出)

第7条 法第11条の2第1項に規定する個人又は法人による閲覧(以下「閲覧の申出」という。)は、次に掲げる書類により申し出るものとする。

(1) 住民基本台帳閲覧申出書(様式第3号)

(2) 誓約書(様式第4号)

(3) 閲覧の申出を行う者(以下「申出者」という。)が法人の場合は法人格を有することを証する書面(申出の日から3か月以内に発行したものに限る。)又はその写し

(4) 個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)第20条に規定する安全管理措置義務を果たしていることを証する資料

(5) 同条第1項第1号に規定する調査研究のための閲覧にあっては調査要綱等その概要のわかる資料

(6) その他町長が適当と認める書類

(申出の審査)

第8条 町長は、閲覧の申出について、法第11条の2第1項各号及び住民基本台帳の一部の写しの閲覧についての公益性の判断に関する基準(平成18年総務省告示第495号。以下「公益性告示」という。)及びこの要領の規定により審査するものとする。

2 法第11条の2第1項第3号に規定する町長が定めるものは次のとおりとする。

(1) 集合住宅の管理組合が管理業務を行うために当該集合住宅の居住者を確認する必要があって他に手段がない場合

(2) 郵便物が誤配される等の理由により自らの住所に無断で住所を置いている者がいないか確認する場合

(3) その他営利以外の目的で行う居住関係の確認のうち町長が相当と認める場合

(閲覧の拒否)

第9条 町長は、次に該当する場合は、閲覧を拒否することができる。

(1) 閲覧の請求及び申出が相当であると認められない場合

(2) 閲覧の請求及び申出に不備がある場合

(3) 閲覧台帳の閲覧を行う者(以下「閲覧者」という。)の本人確認が行えない場合

(4) この要領に規定する遵守事項に、過去において違反した場合

(5) その他、町長が当該請求又は申出を拒否するに足りる相当な理由があると認める場合

(通知)

第10条 町長は、申出者に対し、当該閲覧の申出に係る審査の結果を住民基本台帳閲覧決定通知書(様式第5号)により通知するものとする。

(閲覧者の本人確認)

第11条 閲覧台帳の閲覧を行う者(以下、「閲覧者」という。)は、閲覧を行う際に、次に掲げる書類を提示しなければならない。

(1) 法第11条に基づく閲覧者にあっては、原則として国又は地方公共団体の職員証(本人の顔写真が貼付されたもの)及び運転免許証等

(2) 法第11条の2に基づく閲覧者にあっては次に掲げるいずれかの書類

 個人番号カード又は旅券、運転免許証その他官公署が発行した免許証、許可証若しくは資格証明書等(本人の顔写真が貼付されたものに限る。以下「本人確認証明書」という。)

 郵便その他町長が適当と認める方法により当該閲覧者に文書で照会した回答書(様式第6号)

 その他町長が適当と認める書類

(閲覧者の遵守事項)

第12条 閲覧者は、閲覧に際し、次の事項を遵守しなければならない。

(1) 指定された場所で閲覧し、閲覧場所での飲食、喫煙及び携帯電話等の使用はしないこと。

(2) 閲覧台帳を書き写すときは、閲覧台帳の一部の抜き取り、汚損、毀損又は加筆をしないこと。

(3) 他の名簿等を持ち込み、閲覧台帳と照合する等の行為をしないこと。

(4) 閲覧場所でのカメラ、複写機、録音機等の使用はしないこと。

(5) 閲覧により書き写した紙片等を閲覧後直ちに職員に提示すること。(複写を相当期間保存する。)

(6) 閲覧者は第1号で指定した場所を離れるときは、個人情報が漏洩しないよう措置すること。

(7) 職員の事務の妨げとなるような行為をしないこと。

(8) その他職員の指示に従うこと。

2 閲覧者が前項各号の遵守事項に違反したときは、直ちに閲覧を中止させることができる。

(報告徴収)

第13条 町長は、法第11条第2項第1号の調査研究のための閲覧に係る申出者に対し、その調査結果又は研究成果が報道又は公表されたときは、内容を明確にする為の資料を添付して、速やかに報告させるものとする。

(公表)

第14条 町長は、毎年3月に次に掲げる事項を町報掲載等適宜の方法により公表する。

(1) 法第11条第1項に規定する国又は地方公共団体の請求による閲覧(犯罪捜査等のための請求に係るものを除く。)にあっては、当該請求をした国又は地方公共団体の機関の名称、請求事由の概要、閲覧年月日、閲覧に係る住民の範囲

(2) 法第11条の2第1項に規定する個人又は法人の申出による閲覧(同項第3号に掲げるものを除く。)にあっては、申出者の氏名、利用目的の概要、閲覧年月日、閲覧に係る住民の範囲

(判断基準等)

第15条 町長は、この要領の運用にあたり、別に判断基準及び相当と認める書類等を例示する。

附 則

この要領は、公布の日から施行し、平成18年11月1日から適用する。

附 則(平成20年告示第16号)

この告示は、平成20年4月1日から施行する。

附 則(平成27年訓令第6号)

この要領は、平成28年1月1日から施行する。

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皆野町住民基本台帳の一部の写しの閲覧に関する事務取扱要領

平成18年10月25日 要領第4号

(平成28年1月1日施行)