○皆野町戸籍情報システムに係る保護管理要綱

平成14年12月19日

要綱第7号

(目的)

第1条 この要綱は、皆野町における戸籍情報システム(以下「システム」という。)に係るデータの保護及び管理について必要な事項を定め、戸籍データの保護の厳重な管理運営を確保することを目的とする。

(定義)

第2条 この要綱において次の各号に掲げる用語に意義は、それぞれ、当該各号に定めるところによる。

(1) 戸籍情報システムとは、皆野町役場課設置条例(昭和46年皆野町条例第21号)第1条に規定する町民生活課(以下「町民生活課」という。)に設置した戸籍専用コンピュータにより現在戸籍、除かれた戸籍(以下「除籍」という。)、附票及び人口動態調査票等を、磁気ディスク等に記録し、戸籍事務、附票事務及び人口動態調査票等の戸籍関連事務を行うシステムをいう。

(2) データとは、システムで取り扱われる入出力データをいう。

(3) 磁気ディスク等とは、磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他の情報を記録する媒体をいう。

(4) ドキュメントとは、システム設計書、プログラム設計書、操作手引書、その他システムに関する仕様書をいう。

(処理の基本方針)

第3条 システムによる事務処理にあたっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するように配慮しなければならない。

(データ保護管理者)

第4条 システムの適正な運用及びデータの保護について統括的管理を図るため、戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、町民生活課長をもって充てる。

(保護管理者の職務)

第5条 保護管理者は、戸籍データの管理の状況及びこれらに関連する設備の状況について常に把握し、戸籍データが的確に管理されるよう努めなければならない。

2 保護管理者は、システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて、必要な保安措置を講じなければならない。

3 保護管理者は、事故が発生した場合には、その経緯及び被害状況を調査し、戸籍事務管掌者に速やかに報告しなければならない。

(データ取扱責任者)

第6条 保護管理者を補佐させるため、データ取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、皆野町行政組織規則(平成20年規則第9号)第2条第1項第2号に規定する町民生活課戸籍住民担当上席職員をもって充てる。

(データ保護)

第7条 保護管理者は、データの漏洩、紛失及び棄損等の防止に必要な措置を講じなければならない。

2 システムの処理が可能な端末機は、来庁者から内容が読み取られないよう必要な措置を講じなければならない。

3 入出力されたデータは、電算処理を行う他の業務と連動し、及び他の業務に利用してはならない。

4 入出力されたデータは、不要となった場合は、裁断等復元できない方法により速やかに処分しなければならない。

5 データは、他に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。

(磁気ディスク等の管理)

第8条 保護管理者は、磁気ディスク等を次の各号により適正に管理しなければならない。

(1) 施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管し、及びその使用に関して厳重な管理をすること。

(2) 磁気ディスク等の受払及び管理については、名称、作成期日等必要な事項を記載した台帳を備えること。

(3) 磁気ディスク等を廃棄するときは、記録内容を消去したうえで、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。

(ドキュメントの管理)

第9条 取扱責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。

2 取扱責任者は、ドキュメントの持ち出し、複写及び廃棄する場合は、保護管理者の許可を受けなければならない。

(パスワードの管理)

第10条 保護管理者は、システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワードを設定し、付与しなければならない。

2 保護管理者は、パスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これを厳重に管理しなければならない。

3 保護管理者はパスワードを当該取扱職員以外の者に漏らしてはならない。

4 取扱職員は、パスワードを第1項により定められた業務以外の目的を越えて使用してはならない。

5 取扱職員は、自己のパスワードを他人に漏らし又は使用させてはならない。

(取扱状況の把握)

第11条 保護管理者は、取扱責任者に次の事項を報告させ、常にシステムの取り扱い状況を把握しなければならない。

(1) パスワードの使用状況

(2) システムに係る機器(端末装置等を含む。)及びソフトウエア(以下「システム機器等」という。)の管理状況

(3) データの取扱状況

(4) 戸籍事務室の管理状況

(5) その他システム運営に関すること。

(端末機の操作)

第12条 端末機は、取扱職員でなければ操作することができない。

2 端末機の操作(検索を含む。)は、戸籍業務・戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外は行ってならない。

(システム機器等の管理)

第13条 保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、システム機器等を管理しなければならない。

(研修)

第14条 戸籍データの重要性及び機密保持並びにプライバシー保護に関する意識の高揚とシステム安全対策の推進を図るため、取扱職員に対して年1回以上の教育及び訓練計画を策定し保護管理者の了承を得たうえでこれを実施しなければならない。この場合、新任の取扱職員については、配置後できるだけ早い時期に実施しなければならない。

(会議)

第15条 戸籍データ保護の適切な管理を推進するため、戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。

2 会議は、戸籍データの保護に係る事務について、必要に応じて、保護管理者が招集するものとする。

3 会議は、保護管理者、取扱責任者及び取扱職員をもって組織する。

4 会議の庶務は、町民生活課において処理する。

附 則

この要綱は、「戸籍法及び住民基本台帳法の一部を改正する法律」(平成6年法律第67号)に基づいた戸籍事務コンピュータ化について法務大臣の指定を受けた日より施行するものとする。

附 則(平成25年告示第50号)

この告示は、公布の日から施行する。

皆野町戸籍情報システムに係る保護管理要綱

平成14年12月19日 要綱第7号

(平成25年6月18日施行)