(趣旨)

第1条　この規程は、別に定めるもののほか、文書の取扱いについて基本的な事項を定めるものとする。

(用語の定義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書取扱いの原則)

第3条　文書は、事務効率の向上に役立つように正確かつ迅速丁寧に取扱い、常にその経過を明らかにしておかなければならない。

(課長の職責)

第4条　課長は、常に当該課における文書の適正かつ円滑な取扱いに留意し、その促進に努めなければならない。

(文書担当者)

第5条　各課に文書担当者を置き、課の庶務を担当する職員をもってこれに充てる。

(総務課における処理)

第6条　総務課に到着した文書及び物品は、次の各号の定めるところにより処理しなければならない。

(主務課における収受及び配布手続)

第7条　前条の規定により配布を受けた文書及び物品並びに直接主務課に持参された文書及び物品は、文書担当者において、次の各号に定めるところにより処理しなければならない。

(文書等の返付)

第8条　前条の規定により配布を受けた文書及び物品中に、主務課の所管に属さないものがあるときは、直ちに総務課に返付するものとする。

(勤務を要しない日時に到着した文書等の受領)

第9条　勤務を要しない日時に到着した文書及び物品の受領については、第6条の規定にかかわらず、総務課長の定めるところにより、当直職員が行うものとする。

(文書の処理)

第10条　文書担当者は、第7条第1号の文書を受領したときは、直ちに様式第2号文書収受発送簿に、所要事項を記入し、文書番号を付し、課長に供覧する。

(親展文書の処理)

第11条　町長等あての親展文書等は町長等が自ら処理する場合を除き総務課において取り扱うものとする。

(供覧)

第12条　起案を必要とせず、単に、供覧によって完結する文書は、関係者に供覧するものとする。

(起案)

第13条　特に重要な事案を起案するときは、あらかじめ町長の方針を確認しなければならない。

(文書記号)

第14条　令達文書のうち通達及び指令並びに普通文書を起案する場合は、文例に別表第1に定める文書記号を付すものとする。ただし、文書記号の前に通達にあっては通達を、指令にあっては指令を、また親展文書にあっては文書記号の前に親を付するものとする。

(文書の発信者名等)

第15条　文書の発信者名は、文書の性質又は内容により、町名、町長名又は課長名を用いるものとする。ただし、法令等に定めのあるときは、当該法令等の定めるところによるものとする。

(共通例文登録)

第16条　総務課長は、次に掲げる文案で各課に共通するものについては、これを共通例文として登録することができる。

(回議)

第17条　起案文書は、下位の職にある者から上位の職にある者の順に回議しなければならない。

(合議)

第18条　起案の内容が他の課に関係がある場合は、当該起案文書を関係課長に合議しなければならない。

(回議及び合議にあたっての注意すべき事項)

第19条　起案文書の回議又は合議を受けたものは、その回議又は合議が速やかに完了するように努めなければならない。

(総務課長の審査)

第20条　次に掲げる起案文書(第16条の規定による例文の登録をした文案によるものを除く。)は、課長の回議を受けた後、総務課長の審査を受けなければならない。

(決裁年月日の記入)

第21条　起案者は、起案文書について決裁がなされたときは、直ちに起案用紙の所定の欄に決裁年月日を記入しなければならない。

(文書収受発送簿への記入等)

第22条　起案者は、起案文書について決裁がなされ次条及び第24条の手続きが完了したときは、次に掲げるものに係る起案文書を除き速やかに文書収受発送簿に所要事項を記入し整理番号(収受文書に基づいて発する文書にあっては当該収受文書の整理番号)を付するものとする。

(決裁文書の浄書)

第23条　決裁済みの文書で配布及び発送を要するものは、主務課において浄書を行うものとする。

(公印の押印)

第24条　起案者は、発送文書の所定の箇所に皆野町公印規程(昭和53年皆野町規程第1号)に基づき公印を押し、重要なものについては、契印を押さなければならない。

(文書の発送)

第25条　文書及び物品の発送は、主務課において行う。

(文書の管理)

第26条　文書は、課毎に所定の書庫により管理するものとする。

(保存年限)

第27条　文書の種類並びに文書の保管及び保存の期間(以下「保存年限」という。)は、法令に定めがあるもののほか、別表第2に定める保存年限の基準に基づき、主務課長が定めるものとする。

(未完結文書の整理及び保管)

第28条　未完結文書は懸案フォルダーに入れて整理し、保管するものとする。

(完結文書の整理及び保管)

第29条　完結文書は、会計年度若しくは暦年毎に整理しなければならない。ただし、4月1日から5月31日までの間において施行する文書で前会計年度に所属する歳入又は歳出に係るものにあっては、当該前会計年度に区分しなければならない。

(完結文書の保存)

第30条　事務室内の書庫に保管している完結文書のうち保存を要する文書は、年度別、保存年限別等に区分し、施行年月日順に整理し、さらに第1種及び第2種にあっては、巻首に様式第8号の目次を附して編さんしなければならない。

(保管文書の閲覧)

第31条　保管文書を閲覧しようとする者は、主務課長の指示に従わなければならない。

(組織改正等に伴う文書の引継ぎ)

第32条　課長は、組織改正または、事務分掌の変更に伴う事務引継ぎを行うときは、当該文書を他の課長に引継がなければならない。

(保存文書の閲覧)

第33条　保存文書を閲覧しようとする者は、主務課長の指示に従わなければならない。

(保管保存文書の貸出し)

第34条　保管保存文書の貸出しを受けようとする者は、主務課長の承認を受け、様式第10号の貸出票に所用の記入をし、その文書の位置に入れておかなければならない。

(文書の廃棄)

第35条　文書の廃棄は、総務課長の指示に基づき毎年4月に行うものとする。

(継続保存を要する場合)

第36条　課長は、保存年限が到来する文書を引き続き保存する必要があると認めるときは、総務課長と協議のうえ、新たに期限を定めて継続して保存することができる。