○皆野町文書規程

平成14年3月12日

規程第1号

目次

第1章 総則(第1条―第5条)

第2章 文書の収受及び配布(第6条―第9条)

第3章 文書の処理(第10条―第22条)

第4章 文書の施行(第23条―第25条)

第5章 文書の管理(第26条―第36条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この規程は、別に定めるもののほか、文書の取扱いについて基本的な事項を定めるものとする。

(用語の定義)

第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 町長等 町長、副町長、会計管理者の職にある者をいう。

(2) 課 皆野町課設置条例(昭和46年皆野町条例第21号)に基づく課をいう。

(3) 課長 前号に規定する課の長又はこれに相当する職にある者をいう。

(4) 親展文書等 親展、機密等の表示のある書面、図面及び電報並びに小包、書留郵便等をいう。

(5) 令達文書 次に掲げるものについて作成する文書

 訓令 町長が、下級機関に対し、権限の行使について指揮するために発する命令で基本的事項を内容とするもの

 通達 特定の職にある者が、町長の命により又はその職務権限に基づき、各機関に対し、職務執行上の細目的事項等について指示し、又は命令するもの

 指令 個人又は団体等からの申請、出願その他の要求に基づいて許可、認可、不許可等の処分をなし、又は指示するもの及び職権で、これらの者に対し、特定の事項を命令し、禁止し、若しくは指示し、又は既に与えた許可、認可等の処分を取り消すもの

(6) 普通文書 次に掲げるものについて作成する文書

 照会 職務を執行するため、行政機関、個人又は団体に対して問い合わせるもの

 回答 照会、依頼又は協議に対し、答えるもの

 諮問 所轄の機関に対し、所定の事項について意見を求めるもの

 答申 諮問を受けた機関が、その諮問に対して意見を述べるもの

 申請又は願 所管の機関に対し、許可、認可等の処分その他一定の行為を求めるもの

 進達 経由すべきものとされている申請書、願書、報告書その他の書類を上級機関に取り次ぐもの

 通知又は通報 行政機関、個人又は団体に対し、一定の事実、処分又は意思を知らせるもの

 報告 関係行政機関又は委任者に対し、一定の事実、経過等を知らせるもの

 依頼 行政機関、個人又は団体に対し、一定の事実を頼むもの

 送付 文書、物品等を相手方に送達するもの

 協議 行政機関、個人又は団体に対し、一定の事実について相談するもの

 届出 一定の事項を行政機関に届け出るもの

 勧告 行政機関、個人又は団体に対し、一定の事実を申し出てある処置を勧め、又は促すもの

 その他 請求し、督促し、又は建議するもの

(7) 未完結文書 供覧によって完結する文書で供覧が終わらないもの、施行を要する文書で施行が終わらないもの及び施行を要しない文書で決裁が終わらないものをいう。

(8) 完結文書 供覧によって完結する文書で供覧が終わったもの、施行を要する文書で施行が終わったもの及び施行を要しない文書で決裁が終わったものをいう。

(文書取扱いの原則)

第3条 文書は、事務効率の向上に役立つように正確かつ迅速丁寧に取扱い、常にその経過を明らかにしておかなければならない。

(課長の職責)

第4条 課長は、常に当該課における文書の適正かつ円滑な取扱いに留意し、その促進に努めなければならない。

2 前項のほか、総務課長は、文書の取扱いに関し必要な調査を行い、及びその指導並びに改善に努めなければならない。

(文書担当者)

第5条 各課に文書担当者を置き、課の庶務を担当する職員をもってこれに充てる。

2 文書担当者は、上司の命を受け、次に掲げる事務を処理しなければならない。

(1) 文書及び物品の収受、配布並びに発送に関すること。

(2) 文書の整理及び保管、保存に関すること。

(3) 文書の編さんに関すること。

(4) 文書処理の進行管理に関すること。

(5) 文書取扱いの指導及び改善に関すること。

第2章 文書の収受及び配布

(総務課における処理)

第6条 総務課に到着した文書及び物品は、次の各号の定めるところにより処理しなければならない。

(1) 文書(親展文書等を除く。)は、総務課長が開封する必要があると認めたものを除き、開封しないで主務課に配布する。

(2) 親展文書等は、開封しないで、封筒の見やすい箇所に様式第1号の受付印を押し様式第3号の特殊郵便物収受簿に所要事項を記入し、名あて人又は関係課に配布する。

2 2以上の課に関係ある文書は、その関係の最も深い課に配布するものとし、配布すべき課が明らかでないときは、総務課長が関係課長と協議して配布すべき課を定めるものとする。

3 郵便料金の未納又は不足の文書又は物品が到着したときは、発信者が官公庁であるとき又は総務課長が収受することが適当であると認めたときに限り、その未納又は不足の料金を納付して収受するものとする。

4 前各号に定めるもののほか、文書の収受及び配布に関し必要な事項は、総務課長が定める。

(主務課における収受及び配布手続)

第7条 前条の規定により配布を受けた文書及び物品並びに直接主務課に持参された文書及び物品は、文書担当者において、次の各号に定めるところにより処理しなければならない。

(1) 文書(親展文書等を除く。)は、開封し、当該文書の余白に様式第1号の収受印を押すものとする。ただし、刊行物、ポスター、その他の文書で、課長が指定したものについては、本文の全部又は一部を省略することができる。

(2) 親展文書等のうち、電報、小包、書留郵便物等で課長の指示により開封して差し支えない文書等についてはこれを開き、前号の定めるところにより処理するものとする。

(文書等の返付)

第8条 前条の規定により配布を受けた文書及び物品中に、主務課の所管に属さないものがあるときは、直ちに総務課に返付するものとする。

(勤務を要しない日時に到着した文書等の受領)

第9条 勤務を要しない日時に到着した文書及び物品の受領については、第6条の規定にかかわらず、総務課長の定めるところにより、当直職員が行うものとする。

第3章 文書の処理

(文書の処理)

第10条 文書担当者は、第7条第1号の文書を受領したときは、直ちに様式第2号文書収受発送簿に、所要事項を記入し、文書番号を付し、課長に供覧する。

2 課長は、文書の内容を検討し上司の決裁を受けるものとする。ただし、皆野町事務決裁規程(昭和46年皆野町規程第11号。以下「事務決裁規程」という。)第7条に規定する課長の専決事項に該当する文書及び課長あての文書については、この限りでない。

(親展文書の処理)

第11条 町長等あての親展文書等は町長等が自ら処理する場合を除き総務課において取り扱うものとする。

(供覧)

第12条 起案を必要とせず、単に、供覧によって完結する文書は、関係者に供覧するものとする。

2 起案に着手する前に供覧する必要のある文書は、あらかじめ関係者に供覧しなければならない。

(起案)

第13条 特に重要な事案を起案するときは、あらかじめ町長の方針を確認しなければならない。

2 起案は、一事案ごとに起案用紙(様式第4号及び第5号)を使用して行うものとする。ただし、次に掲げるものについては、この限りでない。

(1) 定例又は簡易なもの

(2) 照会等の文書で当該文書の余白で処理できるもの

3 起案にあたっては、定例又は簡易なものを除き、文案のほか起案理由その他決裁の参考となる事項を記載し、必要な書類を添付するものとする。

(文書記号)

第14条 令達文書のうち通達及び指令並びに普通文書を起案する場合は、文例に別表第1に定める文書記号を付すものとする。ただし、文書記号の前に通達にあっては通達を、指令にあっては指令を、また親展文書にあっては文書記号の前に親を付するものとする。

(文書の発信者名等)

第15条 文書の発信者名は、文書の性質又は内容により、町名、町長名又は課長名を用いるものとする。ただし、法令等に定めのあるときは、当該法令等の定めるところによるものとする。

2 文書には、照会その他の便宜に資するため、必要に応じ、当該文書に担当者の課名、職名、氏名及び電話番号等を記載するものとする。

(共通例文登録)

第16条 総務課長は、次に掲げる文案で各課に共通するものについては、これを共通例文として登録することができる。

(1) 事件議決に係る議会提出議案書

(2) 許可書、認可書、証明書等

(3) 告示文書

(4) 契約書等

(5) 通知書、報告書、申請書等

(6) 賞状、表彰状、感謝状等

2 前項の登録は、様式第6号の共通例文登録簿に登載して行う。

3 総務課長は、必要があると認めるときは、第1項の規定により登録した共通例文を変更し、又は当該登録を抹消することができる。

4 総務課長は、第1項の規定により登録し、又は前項の規定により登録した共通例文を変更し、若しくは当該登録を抹消したときは、速やかにその旨を課長に通知するものとする。

(回議)

第17条 起案文書は、下位の職にある者から上位の職にある者の順に回議しなければならない。

2 起案文書の内容について重大な修正をしたときは、修正者は、修正個所に自己が修正した旨の表示をしておかなければならない。

(合議)

第18条 起案の内容が他の課に関係がある場合は、当該起案文書を関係課長に合議しなければならない。

2 合議を受けたものが合議事項に異議がある場合は、起案者と協議して調整するものとし、調整がととのわないときは、意見を付しておくものとする。

(回議及び合議にあたっての注意すべき事項)

第19条 起案文書の回議又は合議を受けたものは、その回議又は合議が速やかに完了するように努めなければならない。

2 事務決裁規程第3条の規定により代決するときは、当該起案文書の決裁箇所に「代」と記入して認印し、後閲を要するものについては、「後閲」と記入しておかなければならない。

3 起案文書の内容が重要又は異例なものは、課長が持ち回りし、回議又は合議しなければならない。

4 起案文書の内容について、回議又は合議の結果、重大な修正が行われたとき、又は廃案になったときは、回議又は合議済みの関係課長にその旨を通知しなければならない。

(総務課長の審査)

第20条 次に掲げる起案文書(第16条の規定による例文の登録をした文案によるものを除く。)は、課長の回議を受けた後、総務課長の審査を受けなければならない。

(1) 条例、規則、訓令及び告示

(2) 事件議決に係る議会提出議案

(3) 例規となる通達要綱

(4) 定例又は軽易なもの以外の契約

(5) 指令その他の文書で課長以上の者の決裁を要するもののうち重要又は異例のもの

(決裁年月日の記入)

第21条 起案者は、起案文書について決裁がなされたときは、直ちに起案用紙の所定の欄に決裁年月日を記入しなければならない。

(文書収受発送簿への記入等)

第22条 起案者は、起案文書について決裁がなされ次条及び第24条の手続きが完了したときは、次に掲げるものに係る起案文書を除き速やかに文書収受発送簿に所要事項を記入し整理番号(収受文書に基づいて発する文書にあっては当該収受文書の整理番号)を付するものとする。

(1) 条例、規則、訓令及び告示

(2) 第13条第2項各号に掲げる文書で軽易なもの

(3) 課に発送する文書で軽易なもの

第4章 文書の施行

(決裁文書の浄書)

第23条 決裁済みの文書で配布及び発送を要するものは、主務課において浄書を行うものとする。

(公印の押印)

第24条 起案者は、発送文書の所定の箇所に皆野町公印規程(昭和53年皆野町規程第1号)に基づき公印を押し、重要なものについては、契印を押さなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、次の各号のいずれかに該当するものは、公印の押印を省略することができる。

(1) 通知及び照会文書で、印刷又は複写した同文のもの

(2) 諸規定等の送付状

(3) 図書類の寄贈状

(4) 記念行事及び催物の招待状並びに各種打合会の招待通知

(文書の発送)

第25条 文書及び物品の発送は、主務課において行う。

2 文書を郵送又は使送するときは、起案用紙の所定の欄に発送年月日を記入しなければならない。

3 文書を郵送する場合は、様式第7号の郵便切手受払簿に処理事項を記入しなければならない。

4 前各項に定めるもののほか、文書の発送に関し必要な事項は、総務課長が別に定める。

第5章 文書の管理

(文書の管理)

第26条 文書は、課毎に所定の書庫により管理するものとする。

(保存年限)

第27条 文書の種類並びに文書の保管及び保存の期間(以下「保存年限」という。)は、法令に定めがあるもののほか、別表第2に定める保存年限の基準に基づき、主務課長が定めるものとする。

2 文書の保存年限の起算日は、完結文書となった日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日とする。ただし、暦年毎に区分して整理する文書に係る保存年限の起算日は、完結文書となった日の属する年の翌年の1月1日とする。

(未完結文書の整理及び保管)

第28条 未完結文書は懸案フォルダーに入れて整理し、保管するものとする。

2 前項の規定にかかわらず、未完結文書のうち懸案フォルダーに入れて整理し、保管することが適当でないものについては、所定の場所に収納して整理し、保管するものとする。

(完結文書の整理及び保管)

第29条 完結文書は、会計年度若しくは暦年毎に整理しなければならない。ただし、4月1日から5月31日までの間において施行する文書で前会計年度に所属する歳入又は歳出に係るものにあっては、当該前会計年度に区分しなければならない。

2 完結文書のうち第3種の保管は、課毎に事務室内の書庫の所定の場所に保管するものとする。

(完結文書の保存)

第30条 事務室内の書庫に保管している完結文書のうち保存を要する文書は、年度別、保存年限別等に区分し、施行年月日順に整理し、さらに第1種及び第2種にあっては、巻首に様式第8号の目次を附して編さんしなければならない。

2 編さん文書の表紙及び背表紙は、様式第9号による。

3 文書の保存は、課毎に所定の書庫に保存するものとする。

(保管文書の閲覧)

第31条 保管文書を閲覧しようとする者は、主務課長の指示に従わなければならない。

(組織改正等に伴う文書の引継ぎ)

第32条 課長は、組織改正または、事務分掌の変更に伴う事務引継ぎを行うときは、当該文書を他の課長に引継がなければならない。

(保存文書の閲覧)

第33条 保存文書を閲覧しようとする者は、主務課長の指示に従わなければならない。

(保管保存文書の貸出し)

第34条 保管保存文書の貸出しを受けようとする者は、主務課長の承認を受け、様式第10号の貸出票に所用の記入をし、その文書の位置に入れておかなければならない。

2 貸出しを受けた保管保存文書を庁外に持ち出そうとするときは、主務課長の許可を受けなければならない。

3 貸出しを受けた保管保存文書は、転貸、抜き取り、取替え、訂正等をしてはならない。

(文書の廃棄)

第35条 文書の廃棄は、総務課長の指示に基づき毎年4月に行うものとする。

2 教育委員会事務局次長は、廃棄該当文書を閲覧し、町史編さん資料に該当する文書については、総務課長と協議のうえ保管することができる。

(継続保存を要する場合)

第36条 課長は、保存年限が到来する文書を引き続き保存する必要があると認めるときは、総務課長と協議のうえ、新たに期限を定めて継続して保存することができる。

附 則

この規程は、平成14年4月1日から施行する。

附 則(平成19年訓令第5号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成20年訓令第15号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

附 則(平成30年訓令第2号)

この訓令は、平成30年4月1日から施行する。

附 則(令和2年訓令第1号)

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

別表第1(第14条関係)

各課の文書記号

課名

記号

総務課

皆総

みらい創造課

皆み創

町民生活課

皆町生

健康福祉課(福祉介護担当)

皆健福

健康福祉課(子育て支援担当)

皆健子

健康福祉課(包括支援センター)

皆健包

健康福祉課(健康づくり担当)

皆健健

税務課

皆税

産業観光課

皆産観

建設課

皆建

会計課

皆会

別表第2(第27条関係)

第1種(永年保存、11年以上保存)

(1) 条例、規則、その他例規に関するもの(総務課所管のものに限る。)

(2) 職員の身分、進退、賞罰などに関するもの(総務課所管のものに限る。)

(3) 退職金、恩給、遺族扶助料等に関するもの(総務課所管のものに限る。)

(4) 町議会の議決等に関するもの

(5) 町告示に関するもの

(6) 各種原簿、台帳

(7) 町の沿革、町史の資料となる重要なもの

(8) 訴訟、和解、不服申し立て及び異議申し立てに関するもの

(9) 歳入歳出予算書(総務課所管のものに限る。)

(10) 決算書(会計課所管のものに限る。)

(11) 各種統計に関するもの

(12) 町有財産、営造物の取得及び処分に関するもの

(13) 町債の借入れ及び償還等に関する重要なもの

(14) 諸契約及び許可に関する重要なもの

(15) 事業計画及び実施等に関する重要なもの

(16) 町の行政区域変更に関する重要なもの

(17) 事務引継に関する重要なもの

(18) 前各号のほか、永久保存を必要とするもの

第2種(10年保存)

(1) 各種の調査、統計、報告、申請及び証明等で永年保存の必要のないもの

(2) 人事、給与に関するもので永年保存の必要のないもの

(3) 町議会に関するもので永年保存の必要のないもの

(4) 租税その他各種公課に関するもの

(5) 備品の出納保管等に関するもの

(6) 決算の認定の終わった収支に関するもので永年保存の必要のないもの

(7) 補助金及び借入金等に関するもので永年保存の必要のないもの

(8) 陳情、請願に関するもの

(9) 各種原簿、台帳等で永年保存のないもの

(10) 前各号のほか、10年保存を必要とするもの

第3種(5年保存)

(1) 原簿、台帳等に記入済みの書類で5年を超えて保存する必要のないもの

(2) 各種保険に関するもの

(3) 予算、決算及び出納に関するもの

(4) 官報及び県報

(5) 時間外勤務命令簿、年次休暇簿、出張命令簿等

(6) 前各号のほか、5年保存を必要とするもの

第4種(3年保存)

(1) 復命書

(2) 通知、申請、届出、報告、進達等で軽易なもの

(3) 予算、決算及び出納に関する文書で軽易なもの

(4) 文書の収受及び発送に関するもの

(5) 照会、回答その他の往復文書に関するもの

(6) 前各号のほか、3年保存を必要とするもの

第5種(1年保存)

(1) 通知、報告、照会、回答などの文書で特に軽易なもの

(2) 一時の処理に係る書類、願、届出及び通知書等で1年保存を必要とするもの

(3) 前各号のほか、1年保存を必要とするもの

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皆野町文書規程

平成14年3月12日 規程第1号

(令和2年4月1日施行)

体系情報
第3編 行政一般/第2章
沿革情報
平成14年3月12日 規程第1号
平成19年3月30日 訓令第5号
平成20年3月31日 訓令第15号
平成30年3月30日 訓令第2号
令和2年3月18日 訓令第1号