住民票の写し等の交付に係る「本人通知制度」について

皆野町には、個人のプライバシーの侵害を防ぐことを目的として、住民票の写しや戸籍謄本等を本人の代理人及び第三者に交付したとき、事前登録をした方に交付したことを通知する「本人通知制度」があります（平成２２年６月１日施行）。

本人通知制度は、皆野町において、住民登録や本籍がある方が事前に登録することにより、その方に係る住民票の写しや戸籍の謄抄本等を、本人の代理人及び第三者に交付した場合にその交付した事実について登録者本人にお知らせをする制度です。

制度施行当初は３年間の登録期限が設定されていましたが、平成２５年６月１日に登録期限が廃止され、現在は登録の更新手続きは不要となりました。

本人通知制度により、住民票や戸籍の証明書が第三者に交付されたことを本人が早期に知ることができ、万一、不正な取得である疑いがあれば、交付請求書の開示請求等により早期に事実関係を究明するきっかけとなります。
また、本人通知制度が周知されることで、委任状偽造や不必要な身元調査等の未然防止につながります。

皆野町に住民登録されている方もしくは皆野町に本籍がある方

町民生活課で受け付けます。
次の書類に必要事項をご記入のうえご提出ください。

申込みの際、申込書のほかに必要なもの

運転免許証、旅券、住民基本台帳カードなどの本人確認書類

代理人の本人確認書類に加え、通知を希望する方からの委任状

〇住民票の写し（除票を含む）（本籍の記載されたものに限る。）

〇住民票記載事項証明書（本籍の記載されたものに限る。）

〇戸籍の附票の写し（徐附票を含む）

〇戸籍謄本および戸籍抄本（除籍を含む）

〇戸籍記載事項証明書

通知の対象となるのは、登録期間中に交付した証明書についてです。
通知する内容は、交付年月日、交付した証明書の種類・通数、交付請求者の種別（代理人、第三者の別）です。

同一の住民票もしくは戸籍に記載（記録）されている方であっても、事前に登録した方以外は通知の対象とはなりません。

国や地方公共団体からの請求等、通知の対象とならない請求があります。

次の本人通知制度に関する事前登録の廃止の規定に該当する場合は、登録が廃止となりますのでご注意ください。

住所・氏名・本籍等登録事項を変更し、事前登録の変更手続きをしないとき（転居届・転出届・婚姻届・離婚届・養子縁組届・養子離縁届など届出の際は、事前登録の変更手続きにより事前登録は継続されます。）
事前登録の廃止届を提出したとき
事前登録者が死亡又は失踪宣告を受けたとき
事前登録者の居住地が判明せず、住民票が職権消除されたとき
虚偽による登録など町長が事前登録を廃止する必要があると認めたとき

町民生活課